Kuidas dokumente mugavalt kodus hoida?

On palju olukordi, kus me kasutame kindlustuspoliise, sertifikaate ja sertifikaate. Seetõttu on inimesed sunnitud dokumente kodus hoidma, et vajalikud paberid käepärast oleks. Aga kuidas seda õigesti teha, et midagi ei läheks kaduma ega rikutuks?

Milliseid dokumente on vaja säilitada?

Igal kaasaegsel inimesel on igaks juhuks palju paberitükke. Kuid mitte igaüks neist pole väärt säilitamist.

Siin on nimekiri dokumentidest, mis teil kodus peavad olema:

• Nimekiri avaneb passide ja muude perekonna dokumentidega. Näiteks testamendid, tunnistused.
• Sertifikaadid, volikirjad, kviitungid ja muu kinnisvara ja transpordiga seonduv.
• Diplomid, diplomid, tunnistused, hariduse olemasolu kinnitavad tunnistused.
• Kutsetegevusega seotud paberid: tööraamatud, kokkulepped, lepingud.
• Uuringutulemused, meditsiinipoliitika ja kaardid.
• Garantiikaardid, kodumasinate ja mööbli kviitungid.
• Maksudega seotud paberid.

Eraldi saate valida elektroonilisi dokumente või lihtsalt andmeid digitaalses vormingus. Reeglina vastavad need ühele ülaltoodud punktidest ja kuuluvad ka ladustamisele.

Kui kaua tuleb pabereid säilitada?

Dokumente saab jagada hoiuaja järgi. See sõltub iga konkreetse kooriku kehtivusajast.

• Alaline. Sellised paberid peaksid alati käepärast olema.Need on abielutunnistused, sünnitunnistused, haridust kinnitavad diplomid, meditsiinilised andmed, notari kinnitatud andmed, testamendid, pensionitunnistused.
• Pikaajaline. Kinnisvara, autode ja kallite asjade dokumendid. Nende hulka kuuluvad ka erialased paberid. Siin saate määrata ka tšekid ja kviitungid. See on midagi, mida säilitatakse pikka aega ja mis jääb teatud aja jooksul asjakohaseks.
• Lühiajaline. Arstide, juristide ja õpetajate teenuste tõendeid on soovitatav säilitada kolm aastat. Kommunaalteenuste lepingud ja väljavõtted eeldavad sama perioodi.
• Kasutu. Võid kohe ära visata mittevajalikud õppe- ja infomaterjalid, põhjalikult läbi õpitud asjade juhised, arvutuslehed jms.

Eraldi võime märkida vabatahtlikud dokumendid, millel on aga nende omaniku jaoks suur tähtsus. Nende hulka kuuluvad isiklikud päevikud, märkmed, fotod ja muud mälestusesemed. Tavaliselt kestavad sellised asjad ka kaua.

Seetõttu on soovitav ära visata kõik, mida hetkel ei kasutata ja millest ei saa tulevikus kasu olla. Korra hoidmiseks tuleb regulaarselt prügikaste puhastada ja kogunenud prügist vabaneda, samal ajal sorteerida välja tõeliselt olulised dokumendid.

Näpunäiteid oluliste paberite hoidmiseks

Reeglina hoitakse enamikus kodudes pabereid standardvarustuses.

1. Esiteks sorteeritakse dokumendid valdkondade järgi: kodu, töö, arst ja muud.
2. Seejärel pannakse need allkirjastatud kaustadesse, mis kindlasti hoiab ära paberitesse eksimise.
3. Saadud komplektid asetatakse eraldi kasti või kotti. Muide, mugavuse huvides tehakse "konteineri" sisse sageli vaheseinad, et vältida kaustade segunemist.Samas tuleb jälgida, et hoiukoht oleks lastele ja loomadele kättesaamatu, kuid paikneks kasutamiseks mugavalt.

Sageli kasutatavad isiklikud dokumendid on hea mõte eraldi hoida. Teie pass, arstikaart, maksumaksja identifitseerimisnumber (TIN) ja pensionitunnistus mahuvad mugavalt lukuga suletavatesse kilekottidesse. Sellised pakendid on õhukindlad ja hoiavad sisu ideaalses korras, vältides näiteks märjaks saamist. Samas tuleks tervisega seotud dokumente hoida võimalikult ligipääsetavalt – et mitte aega raisata, kui neid hädasti vaja läheb.

Alati on hea mõte omada kodus oluliste paberite koopiaid. Juhtumeid on igasuguseid ja selline reserv võib ettenägematus olukorras hädast välja aidata.

Eriti olulised dokumendid saab panna seifi. Kaasaegne turg pakub suurt valikut laoruume, nii et iga ostja saab valida endale sobiva. Kuid dokumente on parem hoida seifis, mitte plastkaustades – tulekahju korral sulab neid koostav materjal kiiremini kui paber.

Mittetriviaalsed viisid dokumentide säilitamiseks

Kas kirjeldus tundub igav? Pole probleemi! Paberite hoidmiseks on huvitavamaid ja mugavamaid viise.

• • Korraldaja tahvel. Sellise seadme jaoks on palju võimalusi. Kõige lihtsamal kujul on see paneel, mille külge kinnitatakse nuppudega paberid. Keerulisemates versioonides võivad tahvlil olla väikesed sahtlid ja rippkinnitused.

• • Mini kummut. See on täpselt samasugune kui tavaline kummut, kuid palju väiksem. Selles on väga mugav dokumente hoida. Erinevatesse lahtritesse sorteerituna ei lähe need kunagi kaduma! Kummuti sahtlid võivad olla erineva suurusega: väikesed väikeste paberitükkide jaoks, suured jooniste jaoks.

• • Rippkast. Lihtsalt väike kast või korv, mis on seinale kinnitatud nagu postkast. Sellises, esikusse paigutatud asjas on mugav hoiustada toodud kirju ja kviitungeid.

• • Ümbriku tasku. Sarnane eelmisele variandile, kuid see pole kast, vaid ümbrik. Saate kinnitada lauale, külmkapile, kapile. Võimaldab salvestada ajutiselt vajalikke dokumente ilma väärtuslikku ruumi võtmata.

• • Prügikorv. Ei, mitte prügi – spetsiaalne, ladustamiseks. Lauale või kappi asetatuna võib sellel olla mitu sektsiooni. Lihtne, odav, kuid tõhus viis dokumentide salvestamiseks.

• • Sageli kasutatavaid pabereid saab hoida portfelli kaustas. Sellel on kandesang. See on disainitud nii, et selles olevad dokumendid ei kortsuks. Tavaliselt mõeldud A4 paberi jaoks. Selleks, et mitte raisata aega vajalike koorikute otsimisele, võite vajadusel lihtsalt portfelli kausta haarata ja asja ajada.

Kasutame digitehnoloogiat

Ravimite, seadmete ja kontoritehnika juhised võtavad palju ruumi. Elektrooniliselt on neid palju lihtsam säilitada. Selleks tuleb internetist leida sama info ja võrrelda seda materjaliallikas leiduvaga, et tagada selle identsus. Saate lihtsalt juhistest foto teha ja salvestada need oma arvuti kausta. Peate lihtsalt viimase valima nii, et te seda kogemata ei kustutaks. Parem on kirjutada saadud failide teine ​​koopia välisele andmekandjale, näiteks mälukaardile, või saata see pilvesalvestusse.

Igaks juhuks saate skannida ka teisi dokumente. Kuid siis peaksite muretsema elektroonilise süsteemi turvalisuse pärast võimaliku häkkerirünnaku eest. Kellelegi ei meeldi Internetis isikuandmete lekkimine.

Muide, arvuti või mobiiltelefoni kasutamine on mugav paberite aegumiskuupäevade jälgimiseks. Piisab lihtsalt vajalike kuupäevade sisestamisest “kalendrisse”, et elektrooniline seade teataks konkreetse maakoore kehtivusaja lõppemisest. Siis jääb üle vaid tarbetust paberist lahti saada.

Peamine reegel dokumentide kodus hoidmisel on ehk lihtne: hoolikas ja regulaarne töö majapidamispaberitega on võti, et vajalik dokument ei läheks kõige olulisemal hetkel kaduma.

Kõiki dokumente ei tasu säilitada. Kuid on palju pabereid, mis peaksid igaühel meist kaasas olema. Neid tuleb hoida turvalises ja eraldatud, kuid üsna kergesti ligipääsetavas kohas. Saate teha dokumentidest elektroonilisi ja tavalisi koopiaid – tõenäoliselt on need kasulikud. Igal juhul aitab hoolikas hoiustamine ja paberite hoolikas sorteerimine neid turvaliselt hoida.